Pagina opties

Groter
A A

Evenement organiseren

  • Wat is het?

    Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. Wilt u een groot evenement organiseren, zoals een sportwedstrijd op de openbare weg, braderie, optocht, feest, festival of popconcert? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan. Dit kan alleen in de gemeente waar u het evenement wilt houden.

    Een klein evenement hoeft u alleen te melden bij de gemeente. Bijvoorbeeld een straatfeest of een barbecue. Eventueel kan hiervoor door de gemeente subsidie worden verleend.

  • Hoe werkt het?

    In verband met een juiste afstemming van evenementen dient elk evenement te worden aangemeld vóór 15 november voorafgaande aan het jaar waarin het evenement plaats heeft. Bij een latere aanmelding kan opneming in de Evenementenkalender en vergunningverlening om die reden worden geweigerd.

    De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. De gemeente kan een groot of klein evenement ook verbieden.

    Het kan ook zijn dat u zich bij een evenement moet houden aan bepaalde regels, zoals:

    • maximaal aantal personen
    • vastgestelde begin- en eindtijd
    • geen muziek voor of na bepaald tijdstip
    • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen
    • geen grote voorwerpen plaatsen

    U kunt een vooraankondiging doen voor opname in de Evenementenkalender via de EvenementAssistent. Kies hierbij de optie ‘Vooraankondiging doen voor Evenementenkalender’.

    Een evenementenvergunning dient digitaal via de EvenementAssistent te worden aangevraagd. Ga naar de EvenementAssistent.

    Organisatoren die na het verstrijken van deze termijnen een evenement aanmelden, lopen de kans op een afwijzende beschikking.

  • Direct regelen

    • Vraag de vergunning aan bij de gemeente.
    • Voor grote evenementen doet u dit minstens 16 weken van tevoren. Voor middelgrote evenementen doet u dit minstens 8 weken van tevoren.
    • Als u alleen een melding hoeft te doen, doet u dit minstens 1 week van tevoren.
    • Geef de volgende informatie:
      • naam van de organisator
      • naam van de contactpersoon op het evenement
      • omschrijving van activiteiten op het evenement
      • datum en tijdstip van het evenement
      • datum en tijdstip van het opbouwen en afbouwen van het evenement
      • verwachte aantal bezoekers of deelnemers
      • beschikbare hulpploegen, zoals EHBO en beveiliging
      • of er straten afgesloten moeten worden
      • verwachte geluid (soort, tijd, locatie)
      • manier van stroomvoorziening
      • of u zwak-alcoholhoudende dranken schenkt
      • tekening van het evenemententerrein of de route van bijvoorbeeld een optocht
      • technische gegevens over bouwwerken op het evenemententerrein
      • hoe en door wie het terrein of de route na afloop wordt schoongemaakt

    Andere vergunningen of ontheffingen

    Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing of een ontheffing voor het schenken van alcohol.

  • Hoe lang duurt het?

    • U ontvangt binnen 8 weken bericht van de gemeente of u de vergunning krijgt.
    • Voor middelgrote evenementen krijgt u binnen 6 weken bericht.

    Melding klein evenement

    U krijgt bericht als de gemeente wil dat u zich aan bepaalde regels houdt. Ook als zij uw evenement verbiedt, krijgt u bericht. Dit bericht krijgt u binnen 5 werkdagen nadat u uw melding hebt gedaan.

  • Aanvullende informatie

    Organiseert u een groot evenement waarvoor u mogelijk meerdere vergunningen nodig heeft? Neem dan contact op met de gemeente voordat u de vergunning aanvraagt.

    Mogelijk moet u ook een vergunning of ontheffing aanvragen voor bijvoorbeeld:

    • het plaatsen van reclameborden of verwijzingsborden
    • het organiseren van een evenement op zondag of een feestdag
    • het incidenteel organiseren van een festiviteit in uw (horeca)bedrijf
    • het tijdelijk schenken van alcohol
    • het gebruik van wegen en paden bij een wieler- of hardloopwedstrijd
    • het maken van muziek of hard geluid op straat

    Inwoners die in hun straat of buurt een activiteit – bijvoorbeeld een barbecue – willen organiseren kunnen in aanmerking komen voor een subsidie. Een subsidie geldt alleen voor niet-commerciële activiteiten georganiseerd door de bewoners (dus niet samen met bijvoorbeeld horeca en winkeliers). Voor grootschalige feesten voor een hele wijk wordt geen subsidie verstrekt.

    Voor subsidiëring komen niet in aanmerking:

    • activiteiten waarbij handel gedreven wordt;
    • activiteiten met een commerciële doelstelling;
    • activiteiten die voor iedereen openbaar toegankelijk zijn.